บนโลกของเรานั้นมีอาชีพอยู่มากมายหลายสิ่ง ซึ่งอาชีพที่ทุกคนได้พบเห็นกันบ่อย ๆ ก็คงจะไม่พ้นอาชีพของคนในครอบครัว คนใกล้ตัว อาชีพข้าราชการ หรือไม่ก็อาชีพที่เคยเห็นผ่านสื่อต่าง ๆ อย่างแน่นอน โดยอาชีพที่ทางเราจะมาแนะนำให้รู้จักกันในบทความนี้ ก็คืออาชีพที่ใครหลายคนต้องเคยรู้จักผ่านสื่อกันมากกว่าตัวจริง อย่างอาชีพเลขานุการนั่นเอง หากให้ว่าถึงภาพที่คุ้นตา อาชีพเลขานุการก็มักจะเป็นผู้หญิงที่คอยรับโทรศัพท์ หรืออยู่หน้าห้องของเจ้านายเป็นหลัก ซึ่งก็ไม่ใช่การนำเสนอที่ผิดหรือบิดเบือนของสื่อแต่อย่างใด เพียงแค่ว่าภาพเหล่านั้นเป็นเสมือนของยอดภูเขาน้ำแข็ง ยังไม่ใช่ใจความสำคัญทั้งหมดของอาชีพเลขานุการ มาดูกันดีกว่าว่าอาชีพเลขานุการจริง ๆ แล้วเป็นอย่างไร
ทำความรู้จักกับอาชีพที่เรียกว่าเลขานุการ
อาชีพเลขานุการ หรือ Secretary ทางราชบัณฑิตยสถานได้ให้ความหมายเอาไว้ว่า ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือ หรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง หากเป็นความหมายของกรมการจัดหางาน อาชีพเลขานุการจะเป็นผู้ที่คอยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหารขององค์กรทางด้านการบริหาร โดยจัดการงานขององค์กรให้สำเร็จลุล่วงตามนโยบายและเป้าหมาย พร้อมกับช่วยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการ
นอกจากนี้อาชีพเลขานุการในประเทศไทยก็สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่
-
- เลขานุการส่วนบุคคล เลขานุการผู้ที่จะคอยช่วยเหลือนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชาเพียงผู้เดียว
- เลขานุการสำนักงาน เลขานุการผู้ที่จะคอยช่วยเหลือองค์กรโดยรวม
โดยสรุป อาชีพเลขานุการ เปรียบเสมือนผู้ช่วยในด้านการบริหาร ซึ่งจะคอยอำนวยความสะดวกให้กิจการต่าง ๆ ในองค์กรสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น หากเผชิญอุปสรรคก็เป็นผู้ที่คอยทำหน้าที่ช่วยเหลือและแก้ไข เพื่อให้สามารถดำเนินกิจการต่อไปได้
หน้าที่หลักของอาชีพเลขานุการ และลักษณะงาน
หน้าที่หลักของอาชีพเลขานุการ สามารถแบ่งแยกย่อยออกได้เป็น 3 ประการ ดังต่อไปนี้
-
ช่วยเหลือผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชา
หากเป็นเลขานุการส่วนบุคคล หน้าที่นี้จะตกเป็นหน้าที่หลักเลยก็ว่าได้ นั่นก็คือต้องช่วยเหลืออำนวยความสะดวกต่าง ๆ ของผู้บังคับบัญชาในทุก ๆ เรื่อง ถ้าหากผู้บังคับบัญชาเดินทางไปยังสถานที่สำคัญหรือไปด้วยเรื่องงาน ก็อาจจำเป็นต้องเดินทางไปด้วย แต่ถ้าหากเป็นเลขานุการสำนักงานอาจแตกต่างตรงที่จะได้อยู่ประจำการในสำนักงานเป็นหลัก เพื่อช่วยเหลือองค์กรในด้านต่าง ๆ และเตรียมพร้อมในทุกกรณีที่อาจเกิดขึ้นได้ ส่วนภาระหน้าที่อื่น ๆ ที่เหมือนกัน สามารถแจกแจงได้ ดังต่อไปนี้
-
- จัดการตารางงานของผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา
- จัดการประสานนัดหมายต่าง ๆ
- จัดการอำนวยความสะดวกให้ผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา (เช่น การจองตั๋วโดยสารกรณีผู้บริหารต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ จัดการประสานเรื่องการเดินทาง จัดการประสานกับจุดหมายปลายทาง เป็นต้น)
- จัดการเรื่องค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา เพื่อส่งให้ฝ่ายการเงินต่อไป
-
จัดการการประชุม
เนื่องจากในการประชุมส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้น มักจะเป็นการประชุมของผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชา อาชีพเลขานุการจึงมักมีส่วนร่วมหรือเป็นผู้ดำเนินการประชุมอยู่เสมอมา ยิ่งถ้าหากเป็นการประชุมที่ผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชาของคุณเป็นผู้ริเริ่มให้จัดตั้งขึ้น เลขานุการก็จำเป็นจะต้องอยู่ช่วยเหลือการประชุมตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งสามารถสรุปและแจกแจงได้ ดังต่อไปนี้
-
- ดำเนินการการจัดประชุม
- ทำหน้าที่บันทึกการประชุม
- จัดทำรายงานหรือสรุปการประชุมให้ผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา
- ติดตามผลการประชุม
- จัดเอกสารการประชุมแล้วจัดเรียงเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงในการประชุมอื่นหรือการประชุมครั้งถัดไป
-
งานเอกสารและธุรการ
หากเป็นเลขานุการส่วนบุคคล งานเอกสารและธุรการต่าง ๆ ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับผู้บังคับบัญชา จึงอาจมีภาระงานที่น้อยกว่าเลขานุการสำนักงาน ซึ่งจะต้องคอยดูแลเอกสารและธุรการของผู้บริหารทั้งหมด หรือบางองค์กรเลขานุการสำนักงานอาจจะเป็นผู้ที่ต้องตรวจสอบงานเอกสารและธุรการทั้งหมดเลยก็ย่อมได้ แต่เนื้อหาของงานในส่วนนี้สามารถสรุปและแจกแจงได้ ดังต่อไปนี้
-
- ตรวจคัดกรองเอกสารหรือหนังสือทั้งหมดก่อนจะส่งถึงมือผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา
- จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนทั้งหมดของเอกสารต่าง ๆ ให้ผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา
- ตรวจสอบความถูกต้อง หรือแก้ไขทักท้วงเอกสารจากผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา ก่อนจะส่งไปยังหน่วยงานอื่นหรือประสานงานกับภายนอก
- คัดกรองหรือต้อนรับผู้มาติดต่อผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา
- แก้ไขรับมือปัญหาเฉพาะหน้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น หรือตัดสินใจแทนในยามที่ผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชาไม่อยู่
ทักษะที่จำเป็นสำหรับเลขานุการ
สำหรับใครที่ได้ทำความรู้จักกับอาชีพเลขานุการแล้ว เกิดความสนใจอยากจะเป็นเลขานุการขึ้นมา ก็สามารถที่จะเริ่มต้นด้วยการเป็นผู้ช่วยเลขานุการได้ เนื่องจากอาชีพเลขานุการนี้ ไม่ได้มีจำกัดคณะหรือสาขาที่เรียนเป็นพิเศษ บางองค์กรอาจต้องใช้วุฒิปริญญาตรีเกี่ยวกับด้านบริหารบ้าง แต่อาชีพเลขานุการส่วนใหญ่แล้วจะคัดเลือกจากผู้ที่มีทักษะความสามารถที่จำเป็น ดังต่อไปนี้
-
- ทักษะการจัดการ การบริหารเวลา นัดหมาย และลำดับความสำคัญของงาน
- ทักษะการประสานงาน การพบปะพูดคุย การสื่อสารต่าง ๆ กับบุคคลในองค์กรและนอกองค์กร การเขียนและอ่านเอกสารต่าง ๆ
- ทักษะการตัดสินใจ การรับผิดชอบเรื่องราวที่เกิดขึ้น การตัดสินใจแทนหรือดูแลเรื่องภายในและภายนอกองค์กรชั่วคราว
- ทักษะการแก้ไขปัญหา การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การให้คำปรึกษากับผู้บริหาร/ผู้บังคับบัญชา
- ทักษะด้านภาษา ภาษาอังกฤษ หรือภาษาที่สาม เพื่อการสื่อสารและประสานงานต่างประเทศ
ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ผู้ดำรงตำแหน่งเลขานุการควรกระทำหรือควรมี แม้ว่าอาจจะเป็นหนึ่งในอาชีพที่ซับซ้อน รับผิดชอบงานจุกจิกทุกภาคส่วนเพื่อส่งต่อไปยังผู้บริหาร และค่อนข้างจะต่อยอดเลื่อนตำแหน่งได้ยากกว่าตำแหน่งหน้าที่อื่น แต่เลขานุการก็เป็นอาชีพที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์กร เป็นเสมือนเส้นเลือดที่ยึดโยงทุกฝ่ายเข้าด้วยกันแล้วส่งต่อไปยังสมองหรือหัวใจ อีกทั้งยังเป็นอาชีพที่สามารถเรียกเงินเดือนได้มากสมน้ำสมเนื้อกับภาระงานที่มีด้วย
สำหรับผู้ประกอบการคนใดที่ต้องการมือขวาเข้ามาช่วยเหลือในนามของเลขานุการ Fastwork เราก็มีผู้ช่วยฟรีแลนซ์ ที่สามารถเข้ามาช่วยจัดการได้ทั้งเรื่องงานส่วนบุคคล การติดต่อประสานงาน การดูแลจัดการเอกสารต่าง ๆ ไปจนถึงสามารถช่วยคุณดูแลสำนักงานได้
ตัวอย่างฟรีแลนซ์ที่น่าสนใจ
1. คุณ ppinkpan
ฟรีแลนซ์ผู้ช่วยส่วนตัว สามารถเข้ามาเป็นเลขานุการหรือผู้ช่วยดำเนินการต่าง ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายได้ ไม่ว่าจะเป็นการช่วยสนับสนุนให้งานสำเร็จลุล่วง ดูแลจัดการธุระส่วนตัวอย่างจากจองตั๋วเครื่องบิน วางแผนการเดินทาง ช่วยเหลืออำนวยความสะดวกในการทำรายงานทั้งภาษาไทยและต่างประเทศ ช่วยประสานงานด้านต่าง ๆ และอื่น ๆ อีกมากมายที่จะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้น
สนใจจ้างคุณ ppinkpan : คลิกที่นี่
2. คุณ Suchanya Mengchuay
ฟรีแลนซ์ผู้ที่จะเข้ามาเป็นผู้ช่วยส่วนตัวในรูปแบบออนไลน์ (Virtual Assistant) ให้กับคุณ ไม่ว่าจะเป็นงานสำนักงานอย่างการประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรผ่านโปรแกรมออนไลน์ การช่วยจัดทำรายงาน เอกสารต่าง ๆ จัดทำนัดหมาย ตารางงาน แจ้งเตือนเรื่องต่าง ๆ หรือว่าจะเป็นงานสนับสนุนส่วนตัวอย่างการเดินทาง การจองร้านอาหาร ก็สามารถอำนวยความสะดวกให้คุณได้
สนใจจ้างคุณ Suchanya Mengchuay : คลิกที่นี่
3. คุณ icanassist
ฟรีแลนซ์เลขานุการระดับมืออาชีพ การันตีด้วยประสบการณ์การทำงานกว่า 20 ปี สามารถเข้ามาช่วยเหลือจัดการงานธุรการต่าง ๆ ให้กับคุณได้ทุกเรื่องทุกแง่มุม ไม่ว่าจะเป็นการติดตามตามลูกค้า การจัดหาสินค้า การจัดนัดหมายต่าง ๆ ให้ลงตัว การประสานกับหน่วยงานอื่นหรือลูกค้าทั้งในหรือนอกประเทศก็สามารถทำได้ เริ่มต้นด้วยราคาย่อมเยาเบา ๆ เท่านั้น
สนใจจ้างคุณ icanassist : คลิกที่นี่
