เหนื่อยไหม เมื่อต้องมานั่งทำเล่มรายงานหลายสิบหลายร้อยหน้า? เนื้อหาเยอะไปหมดไม่รู้จะเริ่มจัดยังไงดี? เรามีคำตอบให้ มาดู 10 เทคนิควิธีทำรูปเล่มรายงานที่จะเปลี่ยนรูปเล่มน่าเบื่อๆ จำเจให้เป็นสุดยอดรูปเล่มรายงานที่สวยงาม ละเอียดและอ่านง่ายจนได้ใจเจ้านายกันไปเลย! มาดูกันว่ามีเทคนิคอะไรบ้าง!
10 เทคนิค จัดรูปเล่มเอกสารฉบับเทพ!
1.มีรูปแบบการจัดหน้าที่สม่ำเสมอ
ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญในการจัดรูปเล่ม คนทำเล่มรายงานควรตรวจเช็กการใช้สไตล์รูปเล่มต่างๆ แบบอักษรๆ ขนาดของอักษร และองค์ประกอบในการจัดรูปแบบ เช่น หัวข้อย่อยและเนื้อหา และการจัดวางรูปภาพ ถ้ามีแนวทางที่ชัดเจนแล้วควรยึดติดกับการจัดรูปแบบหน้าที่สม่ำเสมอตั้งแต่เริ่มจนจบเล่มเลย
2.มีการระบุลำดับรายงานที่ง่ายและชัดเจน
มีกำหนดลำดับขั้นตอนของข้อมูลให้ชัดเจน ลำดับความสำคัญของเนื้อหาได้ถูกต้อง และใช้สไตล์ของตัวอักษรเพื่อแยกแยะส่วนหัวข้อและส่วนหัวข้อย่อยและส่วนเนื้อหาให้ดีขึ้น โดยใช้ขนาดตัวอักษรที่ใหญ่กว่าสำหรับหัวข้อหลักและขนาดเล็กกว่าสำหรับหัวข้อย่อยซึ่งจะแบ่งได้ชัดเจนขึ้นและอ่านง่ายขึ้นด้วย
3.White Space จัดวางรูปภาพ ต้องมีเว้นพื้นที่ว่าง
สำหรับการจัดวางภาพนั้น ควรใช้พื้นที่ว่างให้เป็นประโยชน์ การใช้ White Space จะช่วยมีพื้นที่สำหรับเนื้อหาของรายงานให้เด่นชัดขึ้น หลีกเลี่ยงการทำรายงานที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูลและรูปภาพ แต่อ่านยาก รายงานควรสะอาด เรียบร้อยและเป็นระเบียบ
4.การเว้นวรรคและเคาะย่อหน้า
แม้ว่าเรื่องนี้อาจจะดูเป็นประเด็นจุกจิกแต่จริงๆ แล้วสำหรับเอกสารรายงานขนาดใหญ่การเว้นวรรคหรือเคาะย่อหน้าจะช่วยให้ผู้อ่าน อ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้น รวมไปถึงการจัดวางพื้นที่ของรูปตาราง ควรอยู่ตรงกลางของหน้ากระดาษเพื่อให้เห็นได้ชัดและอ่านได้ง่าย พร้อมการใส่ชื่อตารางเพื่อให้ระบุได้ง่ายขึ้นด้วย
5.เลือกใช้ฟ้อนท์ในรายงานให้ง่ายในการอ่าน
ฟ้อนท์สวยอาจไม่ใช่ทางเลือกในการทำรายงานเสมอไป เราควรเลือกตัวอักษรที่เหมาะสมต่อการอ่านและการพิมพ์เป็นจำนวนมากได้ ลองเลือกใช้ตัวอักษรที่ใช้ในงานอาชีพและที่นิยมใช้ เช่น Arial, Times New Roman หรือ Calibri หรือ Sarabun ที่จะง่ายต่อการอ่านและเห็นได้ชัดเจนตลอดการอ่านรายงาน
6.ใช้เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์เป็นตัวช่วย
ใช้รายการที่มีเครื่องหมายลูกศรหรือเครื่องหมายตัวเลขเพื่อนำเสนอข้อมูลอย่างกระชับและเป็นระเบียบ วิธีการจัดรูปแบบนี้ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจจุดสำคัญได้อย่างรวดเร็ว และย่อยข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายขึ้น
7.มีคำอธิบายและชื่อในตารางและรูปภาพ
เมื่อมีการนำภาพ ตาราง หรือกราฟเข้ามาใช้ในเล่มรายงาน ควรมีคำอธิบายหรือชื่อของภาพ ตาราง หรือกราฟที่สามารถระบุได้ชัดเจน ให้คำอธิบายอยู่ด้านล่างของภาพหรือตารางในขณะที่ชื่อสามารถอยู่ด้านบนหรือด้านข้างได้ ซึ่งจะช่วยให้ระบุข้อมูลต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
8.ใช้ Visual Aid อย่างกราฟหรืออินโฟกราฟิกในรายงาน
ผสมผสาน Visual Aid ต่างๆ เช่น ภาพ แผนภูมิ หรืออินโฟกราฟิกเพื่อทำสรุปข้อมูลที่ซับซ้อนให้อ่านได้ง่ายผ่านการมองกราฟิกและการเล่าเรื่องต่างๆ ด้วยภาพ
9.หัวกระดาษ ท้ายกระดาษก็ต้องมีรายละเอียด
เล่มรายงานที่ดีควรมีการระบุหัวกระดาษและท้ายกระดาษที่ละเอียด ข้อมูลถูกต้องไม่ว่าจะเป็นการใส่แหล่งอ้างอิง โลโก้บริษัท หรือเลขหน้า
10.ตรวจสอบและตรวจทานก่อนส่งเสมอ
ก่อนจะส่งรายงาน ควรตรวจสอบและตรวจทานรายงานอย่างละเอียดอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานไม่มีจุดผิดพลาดในชิ้นงานนั้นๆ โดยอาจเช็กการจัดวางและคำผิดต่างๆ
หากทำตามเคล็ดลับเหล่านี้ในการทำรายงานแล้ว รับรองได้เลยว่ารายงานชิ้นต่อๆ ไปจะออกมาเหมือนมืออาชีพเลยทีเดียว รายงานดูน่าสนใจ เป็นระบบและอ่านง่าย ดังนั้นแล้วเราควรรักษาความสม่ำเสมอ ใช้พื้นที่ว่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ และให้ความสำคัญกับฟ้อนท์และการใช้ Visual Aids และอย่าลืมตรวจทานข้อมูลก่อนส่งด้วยล่ะ หากต้องการหามืออาชีพจัดรูปเล่มรายงาน งานวิจัยข้อมูลเที่ยงตรง ไม่ผิดพลาด มีบริการแก้ไขหลังส่งงาน ที่ fastwork.co เรามีแหล่งรวมนักจัดรูปเล่มนิยาย รายงาน งานวิจัย คุณภาพ การันตีงานเร็ว โดยผู้มีประสบการณ์
